digitalNXT Search:
Stop met zoeken naar informatie,
start met vinden van informatie!
digitalNXT Search voor
Tender management
De klant schrijft regelmatig in op middelgrote tot grote aanbestedingen. Bij elke aanbesteding dient de klant zijn voorstel te onderbouwen op grond van een aanzienlijke hoeveelheid documenten. Deze documenten zijn relevant voor een uiteenlopend aantal vakgebieden, waaronder juridische teams, projectmanagers en verschillende technische experts. De winnende aanbesteding wordt meestal geselecteerd op basis van volledigheid en de laagste prijs. De uitdaging in dit scenario is:
1
Ondersteuning bieden bij multidisciplinaire data-extractie en de positie in zoekresultaten. Elk betrokken vakgebied heeft een specifieke definitie van welke gegevens relevant zijn, op welke wijze documenten intern gerelateerd zijn en de mate waarin een document van belang is.
2
Een set aanbestedingsdocumenten bestaat uit een breed scala aan documenten en informatie. De zoekoplossing moet in staat zijn informatie uit veel verschillende soorten datastructuren te verwerken en extraheren. Dit kunnen traditionele tekstdocumenten zijn, tabelinformatie, technische tekeningen, contracten, gescande (handgeschreven) documenten, berekeningen, enzovoort. Niet alle informatie is in eerste instantie geschikt voor het doorzoeken, dus moeten er kenmerken voor ieder type document worden gegenereerd.
3
Kennisgeving van wijziging en documentrelaties. Documenten verwijzen op verschillende manieren naar elkaar. Documenten kunnen aan elkaar verwant zijn op basis van het onderwerp, als ondersteunend document dienen voor een hoofddocument dat alleen een korte beschrijving bevat, of een combinatie van deze twee. Bovendien worden er met regelmaat berichtgevingen van wijziging gepubliceerd die aanpassingen van de inhoud of verduidelijking van sommige documenten aankondigen. Soms worden er nieuwe versies van de betreffende documenten gegenereerd, maar niet altijd. In dit geval wordt het steeds moeilijker voor gebruikers om bij te houden welke documenten op welke wijze worden beïnvloed.
4
Vergelijken van de details van een voorstel met eerdere inschrijvingen op aanbestedingen en de resultaten hiervan. Door de zeer grote hoeveelheid informatie binnen iedere aanbesteding is het voor gebruikers lastig om hun benadering te vergelijken met eerdere inschrijvingen. Dit komt door de tijdsdruk voor de huidige inschrijving en doordat het lastig is de juiste historische informatie te vinden. Het vergelijken van benaderingen en resultaten van deze aanbiedingen zou waardevol zijn voor toekomstige inschrijvingen.
Het oplossen van deze use case vereist een zoekoplossing met de volgende onderdelen.
Als de gebruikerscase op de juiste wijze wordt opgelost, zal de klant minder tijd hoeven te besteden aan het (her)lezen van de beschikbare aanbestedingsinformatie, waardoor het mogelijk wordt om meer aandacht te besteden aan het optimaliseren van de kwaliteit van het voorstel in plaats van tijd te besteden aan het controleren of de informatie juist is. Maar tegelijkertijd zal de klant ook minder fouten maken in het voorstel.
Door gebrek aan tijd kan tijdens het (her)lezen van documenten informatie altijd verkeerd worden geïnterpreteerd of over het hoofd worden gezien. De zoekoplossing maakt het vinden van de juiste details in de informatie evenals de onderlinge verbanden veel gemakkelijker.
De klant ondersteunt gebruikers bij het bijhouden en visualiseren van wijzigingen in documenten over langere periodes, zodat ze niet de volledige documenten hoeven te herlezen om na te gaan of er toegevoegde details ontbreken. Informatie uit eerdere inschrijvingen op aanbestedingen kan worden gebruikt om de kwaliteit van toekomstige aanbestedingen te verbeteren, en dit zal voor de klant uiteindelijk bijzonder nuttig blijken.
SERVICE OPTIMALISATIE
Snelle ondersteuning bieden, soms in uitdagende omgevingen, is de verantwoordelijkheid van de klant. De onderhoudsmonteurs hebben toegang op afstand nodig tot gedetailleerde technische documentatie uit een reeks bronnen. Maar het doorzoeken van documenten om te vinden wat ze nodig hebben, is traag en frustrerend. Dit proces vereist vaak urenlange kruisvalidatie en handmatige verkenning van documenten. Veel documenten zijn geïsoleerd in datasilo’s die de organisatie overspoelen. Dit proces is tijdrovend. Als tijd zoveel geld kost, telt elke seconde. Ontdek hoe digitalNXT Search kan helpen bij het optimaliseren van diensten!
PROBLEMS, CAUSUS, SOLUTIONS
Het installeren en oplossen van problemen is de verantwoordelijkheid van de klant. De mogelijkheid dat sommige apparatuur kapot gaat, niet reageert of niet voldoet aan de normen, is onvermijdelijk. De klant moet de problemen binnen de kortst mogelijke tijd oplossen, wat het probleem ook is. Omdat stilstand meestal erg kostbaar is.
DOWNLOADS
ONZE
PARTNERS
